TuruxiTapaaminen13032007
Turuxi-tapaaminen 13.03.2007
Tapaamisen tiedot
- Klo: 18:00-22:00
- Sijainti: Turku-sali
- Osallistujat
- Tero Kuusela
- Petri S
- Hanna S
- Toni S
- Sami V
- Aki K
- Asko S
- Eino M
- Antero K
- Antti H
- Esa A
Ohjelma
Tapaamisessa suunniteltiin Avoimien ohjelmien päivää 2007 ja valmisteltiin sitä työpajamuotoisesti.
Tilan esittely ja yleisiä asioita
Tero kertoi millainen tila on kyseessä ja vastaili tilaa koskeviin kysymyksiin. Sovittiin Einon toimivan yhteyshenkilönä kirjastoon päin.
Tapahtumapäivän aikataulutus sovittiin seuraavanlaiseksi:
| Klo | Ohjelma |
|---|---|
| 10:30 | Ovet avataan yleisölle, avaussanat |
| 10:30-11:30 | Esittelypisteillä kiertelyä |
| 11:30-12:00 | Esitys 1 |
| 12:00-12:30 | Esitys 2 |
| 12:30-13:30 | Esittelypisteillä kiertelyä |
| 13:30-14:00 | Esitys 3 |
| 14:00-14:30 | Esitys 4 |
| 14:30-15:30 | Esittelypisteillä kiertelyä |
| 15:30 | Päätössanat, ovet suljetaan |
Pohdittiin myös jonkin verran sitä, otetaanko näytteilleasettajia lainkaan, koska tila on sen verran pieni. Tästä ei tehty lopullista päätöstä.
Ideoiden ja kysymysten kokoaminen
Varsin harva oli kirjannut ideoita ylös, joten tämä osuus lässähti pannukakuksi.
Sovitaan tapahtuman teemasta
Aivomyrskyttiin ehdotuksia tapahtuman teemaksi. Näistä karsittiin äänestämällä suurin osa pois ja lopuista valittiin yksi kerrallaan pudottamalla vapaa koodi - vapaa kulttuuri.
Teema toimii ohjenuorana ohjelmaa suunnitellessa, mutta tämä ei välttämättä ole markkinoinnissa käytettävä iskulause, jos Tiedotus-tiimi keksii parempaa.
Valmistelujen aloittaminen pienryhmissä
Aloitettiin tapahtuman konkreettinen valmistelutyö kolmessa tiimissä, joihin ilmoittautumiseen kiersivät laput tapaamisessa:
- Tiedotus
- Markkinointi, opastus, www-sivut, julisteet, esitteet ja muu tiedotus yleisölle – ennen tapahtumaa ja sen aikana.
- Hankinnat
- Sponsorien, esiintyjien ja näytteilleasettajien hankinta sekä yhteydet näihin.
- Myöhemmin myös tarvittavan materiaalin hankinta.
- Huolto
- Järjestäjien ja kutsuvieraiden viihtyvyys, motivointi ja huolto tapahtuman aikana (ruokailu, wc, vahinkotilanteet, yms.).
Myöhemmin tulee mukaan vielä “Tila”-tiimi, kun on tehty ensin tutustumiskäynti tilaan. Kukin yksittäinen henkilö voi hyvin olla mukana useammassa tiimissä, jos intoa ja resursseja riittää.
Tero jakoi kaikki tiimeihin karsien päällekkäisyydet ja tiimit työstivät itsenäisesti osa-alueidensa asioita. Tueksi annettiin aiempien tapahtumien materiaaleja. Lopuksi kukin tiimi sai esittää keräämänsä ajatukset muille. Nämä tulevat esiin AOP 2007:n suunnittelusivulle tiimien itsensä toimesta.